Betrieblicher Bedarf
Die Besetzung ergibt sich aus der Zahl der gleichzeitig benötigten Mitarbeiter, den Schichten, der Schichtdauer und den Besetzungstagen. Zeitweise Spitzen innerhalb eines Tages werden über den Spitzenzuschlag ergänzt.
Hacker Advisory + Consultancy :: Organisation & Information
Personalbedarfsrechner
Personalbedarfsrechnung
Wie viele Mitarbeiter werden für ein Mehrschichtsystem benötigt?
Der Rechner trennt den betrieblichen Besetzungsbedarf von der vertraglichen Arbeitszeit eines einzelnen Mitarbeiters. Dadurch werden Betriebstage und individuelle Arbeitstage nicht miteinander verwechselt.
Die Ausgangsfrage
Ein Betrieb kann beispielsweise 360 Tage im Jahr besetzt werden müssen. Ein einzelner Mitarbeiter arbeitet deshalb nicht 360 Tage, sondern innerhalb seiner vereinbarten Wochenarbeitszeit und der daraus resultierenden Arbeitstage. Die benötigten Besetzungsstunden werden dem tatsächlich verfügbaren Stundenvolumen je Mitarbeiter gegenübergestellt.
01 · Eingaben
Bedarf und Arbeitszeit
Werte direkt verändern. Die Berechnung erfolgt sofort. Alle Felder müssen ausgefüllt sein; leere Felder werden nicht als 0 gewertet. Änderungen werden nicht gespeichert; beim erneuten Laden erscheinen wieder die Ausgangswerte.
Gleichzeitig erforderliche Grundbesetzung. Dezimalwerte sind als Durchschnitt möglich, z. B. 2,5.
MA
z. B. 2-, 3- oder 4-Schicht-System
Sch.
Tage, an denen die Schichten besetzt werden müssen
Tage
Reine Besetzungszeit einer Schicht. Eine erforderliche Pausenablösung kann über den Spitzenzuschlag erfasst werden.
Std.
Zusätzliche Personenstunden über die Grundbesetzung hinaus, z. B. 1 Mitarbeiter × 3 Stunden = 3. Ohne Spitzen: 0.
Std.
z. B. 40 Stunden pro Woche
Std.
z. B. 5 oder 6 Tage
Tage
Ausgangswert 52,14 = 365 Tage / 7
Wo.
02 · Nicht verfügbare Zeit
Abwesenheit und Zeitverluste
Arbeitstage pro Jahr
Tage
Arbeitstage pro Jahr
Tage
Arbeitstage pro Jahr, an denen wegen eines Feiertags keine Arbeitsleistung erbracht wird. Ausgangswert 9 Tage; je nach Bundesland, Kalenderjahr und Arbeitszeitregelung anpassen. Ob Feiertage im Dauerbetrieb die individuelle Sollarbeitszeit mindern, ergibt sich aus Arbeits- bzw. Tarifvertrag.
Tage
Arbeitstage pro Jahr
Tage
Arbeitstage pro Jahr: Betriebs-/Personalratstätigkeit und andere ganztägige Abwesenheiten
Tage
Anteil der Anwesenheitszeit, der besetzungswirksam ist. Arbeitsbedingte Zeiten wie Abstimmungen, Umrüstungen, Wegzeiten oder Störungen mindern ihn. 100 % = keine solchen Zeiten.
%
Anteil persönlich bedingter Unterbrechungen, z. B. ungeplante Kurzpausen oder Toilettengänge. Arbeitsbedingte Unterbrechungen gehören zur Verfügbarkeit.
%
Anteil der Schichten, die trotz Krankheit und sonstiger Abwesenheit voll besetzt sein sollen. Ein höherer Wert erfordert mehr Reservekräfte.
%
04 · Was wird hier unterschieden?
Systembedarf und Mitarbeiterkapazität
Individuelle Arbeitszeit
Ein Mitarbeiter wird anhand seiner vertraglichen Wochenarbeitszeit und der vereinbarten Zahl der Arbeitstage pro Woche gerechnet.
Verfügbare Kapazität
Urlaub, Feiertage, Krankheit, Schulungen und sonstige Abwesenheit reduzieren die Arbeitstage. Arbeitsbedingte Zeiten (Verfügbarkeit) und persönlich bedingte Unterbrechungen (spontane Pausen) reduzieren anschließend getrennt die nutzbare Zeit.
05 · Rechenweg
Berechnung
Der Rechner verwendet die betriebliche Besetzung als Stundenbedarf und die tatsächlich für die Besetzung nutzbare Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters als Kapazität.
Besetzungsstunden = (MA/Schicht × Schichten/Tag × Stunden/Schicht + Spitzenzuschlag/Tag) × Besetzungstage/Jahr
Arbeitstage/MA/Jahr = Arbeitstage/Woche × Wochen/Jahr
Verbleibende Arbeitstage = Arbeitstage/MA/Jahr − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Schulungen − sonstige Abwesenheit
Stunden/Arbeitstag = Wochenarbeitszeit ÷ Arbeitstage/Woche
Effektive Stunden/MA = verbleibende Arbeitstage × Stunden/Arbeitstag × Verfügbarkeit × (1 − spontane Pausen)
Personalbedarf = Besetzungsstunden ÷ effektive Stunden/MA
Arbeitstage/MA/Jahr = Arbeitstage/Woche × Wochen/Jahr
Verbleibende Arbeitstage = Arbeitstage/MA/Jahr − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Schulungen − sonstige Abwesenheit
Stunden/Arbeitstag = Wochenarbeitszeit ÷ Arbeitstage/Woche
Effektive Stunden/MA = verbleibende Arbeitstage × Stunden/Arbeitstag × Verfügbarkeit × (1 − spontane Pausen)
Personalbedarf = Besetzungsstunden ÷ effektive Stunden/MA
Für die zweite Zahl im Ergebnis wird zusätzlich berücksichtigt, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen können:
Planbare Arbeitstage = Arbeitstage/MA/Jahr − Urlaub − Feiertage − Schulungen
Zufällige Ausfallquote = (Krankheit + sonstige Abwesenheit) ÷ planbare Arbeitstage
Benötigt je Schicht = MA/Schicht, aufgerundet (in einer Schicht +1, wenn ein Spitzenzuschlag eingetragen ist)
Eingeplant je Schicht = kleinste Zahl, bei der mit mindestens dem Deckungsgrad die benötigte Zahl anwesend ist
Reservestunden = Σ (eingeplant − benötigt) × Stunden/Schicht × Besetzungstage/Jahr
Planbare Stunden/MA = planbare Arbeitstage × Stunden/Arbeitstag × Verfügbarkeit × (1 − spontane Pausen)
Mitarbeiter für Deckungsgrad = (Besetzungsstunden + Reservestunden) ÷ planbare Stunden/MA, aufgerundet; mindestens die rechnerische Besetzung
Zufällige Ausfallquote = (Krankheit + sonstige Abwesenheit) ÷ planbare Arbeitstage
Benötigt je Schicht = MA/Schicht, aufgerundet (in einer Schicht +1, wenn ein Spitzenzuschlag eingetragen ist)
Eingeplant je Schicht = kleinste Zahl, bei der mit mindestens dem Deckungsgrad die benötigte Zahl anwesend ist
Reservestunden = Σ (eingeplant − benötigt) × Stunden/Schicht × Besetzungstage/Jahr
Planbare Stunden/MA = planbare Arbeitstage × Stunden/Arbeitstag × Verfügbarkeit × (1 − spontane Pausen)
Mitarbeiter für Deckungsgrad = (Besetzungsstunden + Reservestunden) ÷ planbare Stunden/MA, aufgerundet; mindestens die rechnerische Besetzung
Die Wahrscheinlichkeit wird mit der Binomialverteilung berechnet: Jeder eingeplante Mitarbeiter fällt mit der zufälligen Ausfallquote aus, unabhängig von den anderen. Die Seite probiert die Zahl der eingeplanten Mitarbeiter je Schicht der Reihe nach durch, bis der Deckungsgrad erreicht ist. Ein Austausch von Mitarbeitern zwischen Schichten wird nicht angenommen; das wirkt eher vorsichtig. Gehäufte gleichzeitige Ausfälle, z. B. bei Krankheitswellen, bildet die Unabhängigkeitsannahme dagegen nicht ab; dann kann der tatsächliche Bedarf höher liegen. Ein Dezimalwert je Schicht wird für die Reserveberechnung auf ganze Personen aufgerundet, der Stundenbedarf dagegen mit dem eingegebenen Durchschnittswert gerechnet.
Wichtig: Urlaub, Feiertage, Krankheit, Schulungen und sonstige Abwesenheiten werden hier bereits als konkrete Arbeitstage abgezogen. Die Verfügbarkeit ist deshalb ausdrücklich als Verfügbarkeit innerhalb der verbleibenden Anwesenheitszeit definiert und nicht als Ersatz für diese Abwesenheitstage. Der Bedarf in Vollzeitäquivalenten bezieht sich auf die eingegebene vertragliche Wochenarbeitszeit. Arbeitszeitrechtliche Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten) sowie tarifliche oder betriebliche Regelungen werden nicht geprüft. Die Ergebnisse dienen der Orientierung und ersetzen keine fachliche Prüfung im Einzelfall.
Weitere Werkzeuge
Der Personalbedarfsrechner ist eigenständig nutzbar. Für eine breitere erste Orientierung oder eine konkrete Analyse stehen weitere Werkzeuge bereit.